CTI Client Hilfe:
Outlook

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Auf dieser Seite

- Probleme mit neuer Outlook-Version
- Verknüpfung der Outlook-Kontakte
- Add-In für Outlook
- Anrufe in Outlook protokollieren
- Wählen aus Outlook heraus
- Eingehende Anrufe
- Zentrales Outlook-Telefonbuch
- Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client
- Freigegebene Outlook-Kontakte eines anderen Nutzers einbinden
- FAQ (Outlook + Skype + TAPI, Outlook Zugriff-Fehler, ...)

#### PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit Outlook®

> Auf dieser Seite ist kurz zusammengefasst, welche Einstellungen vorzunehmen sind, damit die Anwendung optimal mit Outlook zusammenarbeitet.

#### Probleme mit neuer Outlook-Version

> Mit der "Neuen Outlook" Version wird in Verbindung mit dem CTI Client leider vieles nicht funktionieren:

> - Es gibt keine COM Integration mehr. Die Folgen sind:
>   - Das Outlook-Addin wird nicht funktionieren.
>   - Die Einbindung der Outlook-Kontakte im CTI Client wird nicht funktionieren.
> - Das neue Outlook ist eine in "Programmform gegossene Webanwendung". Die Folgen sind:
>   - TAPI wird nicht mehr unterstützt.
>   - Die Wahl per Markieren+Hotkey sollte weiterhin funktionieren.
> - Weitere Punkte:
>   - Es gibt keine lokalen PST-Dateien mehr.
>   - Ihre Mail-Accounts (Nutzername und Passwort) werden an Microsoft übertragen. Dies gilt wohl zumindest für neu eingerichtete IMAP-Konten. Die Microsoft-Cloud holt dann Ihre Mails von Ihrem Mail-Provider ab und speichert diese in der Microsoft-Cloud.
>     - Quelle1, Quelle2, Quelle3
>     - Microsoft bezieht Stellung zur Übertragung von Zugangsdaten
>     - Alle Ihre Mails landen also "einfach mal so" bei Microsoft. Auch wenn Microsoft auf dem Standpunkt steht: "Wir haben Sie ja gefragt, ob Sie Ihre Mails synchronisieren wollen".
>     - Die Mails lassen sich dann natürlich prima per KI analysieren zum beiderseitigen Vorteil.
> - Falls Sie versehentlich auf die neue Outlook-Version umgeschaltet haben:
>   - Der Weg zurück zum klassischen Outlook...
> - Fazit:
>   - Wenn Sie den gewohnten Komfort vom CTI Client in Verbindung mit Outlook weiterhin genießen wollen, dann können wir leider von der neuen Outlook-Version nur abraten.

#### Verknüpfung der Outlook-Kontakte

> ###### Die Verknüpfung der Outlook-Kontakte erfolgt über:

> 1. [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien...]
> 2. Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [Outlook].
> 3. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
> 4. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie den zu verknüpfenden Kontakte-Ordner aus.
> 5. Im Dialog "Cache" sollten Sie die Voreinstellungen beibehalten und mit [Fertigstellen] die Dialogführung abschließen.
> 6. => Die Outlook-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.
> 7. Hinweis: Es wird nur der ausgewählte Outlook-Kontakte-Ordner eingelesen, aber keine Unterordner. Wenn Sie mehrere Kontakte-Ordner oder Unterordner im CTI Client einbinden wollen, dann wäre jeder Ordner einzeln zu verknüpfen.

> Beim Zugriff auf die Outlook-Kontakte erscheint ggf. folgender Dialog, wenn auf Ihrem Rechner kein aktuelles Antivirenprogramm aktiv ist (z.B. die Microsoft Security Essentials).
> Tipp: Unter [Optionen > Outlook] können Sie diese Zugriffsbestätigung dauerhaft unterdrückten.

> ###### Änderung der gebundenen Spalten/Felder:

> - In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
> - Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].
> - Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen.
> - Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...

> > Hinweis: Damit nutzerdefinierte Spalten von Outlook im PhoneSuite CTI Client sichtbar werden, sind diese vorher in Outlook als Feld sichtbar zu machen über: [Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen... > Felder...]

> ###### Datenmaske individuell anpassen:

> - Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften Outlook-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenü.
> - Über den Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen. Weitere Hinweise...

> ###### Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):

> Wenn in Outlook Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt:

> - manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen.
> - manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird.
> - Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.

> > Tipp: Kontakt direkt in Outlook öffnen:
> > Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.

#### Outlook Add-In (Plug-In)

> Beispiel: Anzeige des Outlook Add-In als Symbolleiste in Outlook 2007 oder als Ribbon in neueren Outlook-Versionen.

> ###### Das Outlook Add-In stellt in Outlook einen Button "Speed Actions CTI" mit diesen Funktionen bereit:

> - EMail-bezogene Aktionen:
>   - Anzeige der Rufnummern zu einer EMail, falls die EMail-Adresse im PhoneSuite CTI Client gefunden wurde. Voraussetzung ist, dass die Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client verknüpft sind.
>   - Wählen der gefundenen Rufnummern.
>   - Anzeige des Kontakt-Formulars in Outlook oder im CTI Client.
> - Kontakt-bezogene Aktionen:
>   - Anzeige und Wahl der Rufnummern des Kontakts.
> - Journal-bezogene Aktionen:
>   - Anzeige und Wahl der Rufnummer des Journal-Eintrags.
>   - Öffnen eines eventuell zugeordneten Outlook-Kontakts.

> Hinweise:

> - Das Outlook Add-In wird nur von der Professional-Version unterstützt.
> - Der Button "Speed Actions CTI" sollte rechts auf dem Start-Ribbon zu finden sein.
> - Das zusätzliche Ribbon "CTI Client" enthält zwei weitere "Speed Actions CTI" Buttons, die Sie bei Bedarf auf andere Ribbons verschieben können.

> AddIn-Konfiguration in Outlook:

> - Menü > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen
> - Outlook 2003: Menü > Extras > Optionen > Weitere > Erweiterte Optionen > COM-Add-Ins
> - Outlook 2007: Menü > Extras > Vertrauensstellungscenter > Add-Ins
> - Siehe auch: [Optionen > Outlook]

#### Anrufe in Outlook protokollieren

> - Outlook selbst reagiert generell nicht auf eingehende Anrufe. Dazu ist immer eine Zusatzsoftware wie der CTI Client erforderlich.
> - Per Option können Sie festlegen, dass Anrufe zusätzlich im Outlook-Journal protokolliert werden.
>   (Menü > Optionen > Outlook > Outlook Journal)
> - Hinweis: Die Protokollierung im Outlook-Journal wird nur von der Professional-Version unterstützt.

#### Wählen aus Outlook heraus

> Für die Wahl von Rufnummern gibt es vier Varianten:

> - Wählen per Outlook-Add-In
> - Wahl per Hotkey
> - Wahl per mittlerer Maustaste (am Beispiel von Outlook)
> - Die vierte Variante geht über den Wähl-Button von Outlook bzw. über das Kontextmenü eines Kontaktes und [Kontakt anrufen...]:
>   - Unter [Wähloptionen...] ist einmalig festzulegen über welche Leitung verbunden werden soll. Wählen Sie hier den "CTI Client TAPI-Connector" aus.
>     - Wenn der "CTI Client TAPI-Connector" nicht zur Auswahl steht, dann müssten Sie nochmal das CTI Client Setup ausführen und im Schritt "Komponenten" den "CTI Client TAPI-Connector" auswählen. Die sonstigen Einstellungen bleiben beim Setup/Update erhalten.
>   - Achtung: In den Outlook-Wählparametern darf bei Standort keine Amtsholung eingetragen sein. Falls Ihre Telefonanlage eine Amtsholung benötigt, ist diese im CTI Client zu konfigurieren unter [Optionen > PhoneDialog [TAPI-Gerät] > Wähleinstellungen > Telefonanlage].
>   - Die Outlook eigene TAPI-Wählhilfe ist sensibel hinsichtlich der Rufnummernformate.

>     zulässige Formate für Inlandsnummern | ungültige Formate für Inlandsnummern
>     567890 (Ortsnummer) 0234567890 0234 56 78 90 (0)234 567890 (0234) 567890 0049234567890 +49 (234) 567890 +49 (0)234567890 | +49 234567890 +49 234 567890 Outlook wählt dann nur "234567890". Zur Problembehebung können Sie im CTI Client unter [Optionen > PhoneDialog (TAPI-Gerät) > Wähleinstellungen > Wählen > Erweiterte Einstellungen] den Haken setzen bei "fehlende Nationalkennziffer bei langen Rufnummern ergänzen".
>     zulässige Formate für Auslandsnummern | ungültige Formate für Auslandsnummern
>     +91 (234) 567890 +91 234567890 +91 234 567890 +91 (0)234 567890 0091234567890 | Es sind keine problematischen Formate bekannt.

#### Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in Outlook öffnen

> Kommende Rufe werden über den PhoneDialog angezeigt.

> - Ein Klick auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client.
> - Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen: [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften]
> - Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)

> - Outlook selbst reagiert generell nicht auf eingehende Anrufe. Dazu ist immer eine Zusatzsoftware wie der CTI Client erforderlich.

#### Zentrales Outlook-Telefonbuch

> Ein zentrales/gemeinsames Telefonbuch können Sie mit Outlook/Exchange wie folgt realisieren:

> - Variante 1: Verwendung eines "Öffentlichen Exchange Ordners"

> - Variante 2: Verwendung einer Shared Mailbox.
>   Ist auch für Smartphones verwendbar.

> Die Einbindung im CTI Client erfolgt über:

> - [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien... > Outlook]

#### Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client

> Die Anwendung bietet die Möglichkeit, die Kontakt-Notizen von Outlook im CTI Client anzuzeigen und zu editieren. Diese Einstellung aktivieren Sie im CTI Client Telefonbuch über:
> [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften > Notizfeld]

> Die Anzeige und Bearbeitung der Notizen erfolgt im CTI Client Notiz-Fenster.

> Wenn Sie einen öffentlichen Exchange-Ordner in mehreren CTI Client Instanzen eingebunden haben, werden die kontaktbezogenen Notizen somit auch zwischen den CTI Client Instanzen synchronisiert.

#### Freigegebene Outlook-Kontakte eines anderen Nutzers einbinden

> Freigegebene Outlook-Kontakte anderer Nutzer sind leider nicht über das Outlook-OLE-API sichtbar und können somit nicht im CTI Client eingebunden werden.

> Ein Workaround wäre, die Outlook-Kontakte-Cache-Datei "content.csv" des anderen CTI Clients übers Netzwerk als Textdatei einzubinden (nur lesend). Die "content.csv" Datei liegt normalerweise unter: [CTI Client Hauptmenü > Datei > Arbeitsverzeichnis > Öffnen > "folders\Outlook-Kontakte\content.csv"].

#### FAQ

> ##### FAQ-1: In Outlook sind die TAPI-Wähleinstellungen nicht sichtbar. Es kann kein TAPI-Treiber ausgewählt werden.

> > Dies kann z.B. in Verbindung mit Teams, Skype oder "Office Communicator" auftreten.
> > Lösung: In der Registry ist unterhalb von "Outlook" ein Key "Call Integration" mit dem DWORD-Parameter "TAPIOVERRIDE=1" zu erstellen:
> > KEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Call Integration\TAPIOVERRIDE=1
> > Details siehe: https://support.microsoft.com/kb/959625/
> > Anschließend ist Outlook und Skype zu schließen und Outlook neu zu starten.
> > Für Outlook 2013 ist eventuell auch noch der Registry-Schlüssel "DefaultIMApp" auf "Disabled" zu setzen. Siehe:
> > https://mediaps.de/outlook-tapi-problem/

> ##### FAQ-2: In Outlook werden ständig neue Testdatensätze erstellt.

> > Lösung: Der Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client ist zu entfernen und neu einzubinden.

> ##### FAQ-3: "Server ist ausgelastet"-Dialog bei Zugriff auf Outlook.

> > Lösung: Wahrscheinlich ist der CTI Client mit anderen Rechten gestartet als Outlook. Zum Beispiel läuft der CTI Client mit Admin-Rechten und Outlook mit Nutzer-Rechten.
> > Der Dialog "Server ist ausgelastet" kommt von der Windows-OLE-Umgebung und kann leider erst nach 30 Sekunden geschlossen werden.

> ##### FAQ-4: Fehler 0x80029C4A oder 0x8002801D bei Zugriff auf Outlook.

> > Wahrscheinlich sind in der Registry noch Einträge einer anderen Outlook-Version enthalten.
> > Lösung1: Öffnen Sie mit dem Registry-Editor folgenden Pfad:
> > - "HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{00062FFF-0000-0000-C000-000000000046}"
> > - Wenn hier zwei Key-Einträge zu sehen sind (z.B. "9.5" und "9.6"), dann löschen Sie den falschen Eintrag oder benennen diesen um. Das Umbenennen sollte mit dem Präfix "xxx-" erfolgen, damit der Eintrag in der Suchreihenfolge ans Ende wandert. Zum Beispiel in "xxx-9.5".
> > - Wenn nur ein Key enthalten ist, aber mit zwei Sub-Keys "\0\win32" und "\0\win64", dann löschen Sie den falschen Sub-Key oder benennen diesen um. Das Umbenennen sollte mit dem Präfix "xxx-" erfolgen, damit der Eintrag in der Suchreihenfolge ans Ende wandert. Zum Beispiel in "xxx-win32".
> > - Starten Sie anschließend Outlook und den CTI Client neu.
> > Lösung2: Teilweise hat auch eine "Schnell-Reparatur" von Office/Outlook geholfen. (Sofern der Registry-Eintrag von Lösung1 korrekt war.)

> > Lösung3: Öffnen Sie mit dem Registry-Editor folgenden Pfad:
> > - "HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{2DF8D04C-5BFA-101B-BDE5-00AA0044DE52}"
> > - Überprüfen Sie, ob der Pfad zur "MSO.DLL" korrekt gesetzt ist.
> > - Problembeispiel bei einem Kunde mit Office 365: Im Sub-RegKey "\2.8\0\win32" war ein alter Pfad zu "C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Office16\MSO.DLL" eingetragen. Der korrekte Pfad musste lauten: "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\VFS\ProgramFilesCommonX86\Microsoft Shared\Office16\MSO.DLL".

> ##### FAQ-5: Fehler 0x80040155 oder 0x8002802B bei Zugriff auf Outlook.

> > Die Fehlercodes deuteten darauf hin, dass die Outlook OLE Schnittstelle nicht sauber im Windows System registriert ist.
> > Lösung1: Outlook über die Systemsteuerung reparieren:
> > - Schließen Sie Outlook.
> > - Öffnen Sie die Systemsteuerung und navigieren Sie hier unter dem Punkt "Programme" zu "Programme und Features".
> > - Hier können Sie Programme nicht nur deinstallieren, sondern auch reparieren. Markieren Sie dazu das Microsoft-Programm Outlook und klicken Sie auf "Deinstallieren/Ändern". Der Eintrag kann auch "Microsoft 365 Apps for Business" oder "Microsoft Office" heißen.
> > - Wählen Sie im nächsten Schritt "Ändern" und dann die Onlinereparatur.
> > Lösung2: Teilweise hat auch eine Installation von Outlook 32-Bit geholfen.
> > Lösung3: Folgende Anleitung hat bei einem Kunde geholfen:
> > https://www.scheduleit.com/faq/10922/...
> > - Eventuell liefert auch eine Google-Suche nach "Outlook 0x80040155" weitere Hinweise.

> ##### FAQ-6: Fehler 0x80070003 bei Zugriff auf Outlook.

> > Wahrscheinlich sind in der Registry noch Einträge einer vorinstallierten Outlook Desktop App enthalten.
> > Lösung: Folgen Sie bitte den Hinweisen auf dieser Seite: "Outlook stürzt beim Klicken auf die Schaltfläche [Signatur] ab".

> ##### FAQ-7: Im CTI Client werden einzelne Kontakt-Parameter nicht oder in einem anderen Feld angezeigt.

> > Zum Beispiel wurden Kontakte aus einem öffentlichen Ordner ohne EMail-Adressen angezeigt.
> > Lösung: Unter [Optionen > Outlook > Outlook-Verbindung] setzen Sie bitte den Haken bei "MAPI Schnittstelle nicht verwenden". Gleichzeitig sollte auf diesem Dialog auch die "Outlook-Zugriffsbestätigung" abgeschaltet werden.

> Outlook® ist ein registriertes Warenzeichen der Microsoft Corporation.